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開示・訂正・削除・利用停止等の請求手続

当協会が保有する個人データの開示、訂正、削除、利用停止などのご請求に関する手続きについてご説明致します。

1.保有個人データの開示・訂正・削除・利用停止等(以下、「開示等」といいます)のご請求に関する窓口について

本協会の保有する個人データの開示等の受付窓口は下記のとおりです。下記窓口以外での開示等の受付は致しておりません。開示等の請求手続の詳細につきましては下記3.をご覧ください。

【受付窓口】

日本証券業協会 総務部
  所在地: 〒103-0025 東京都中央区日本橋茅場町1-5-8
  TEL: 03-3667-8451
  受付時間: 午前9時~午後5時( ただし、12月31日~1月3日、 土日および祝日を除く)

2.開示等までの流れ

下記3.の「開示等請求手続について」を参照し、開示等申請書を作成いただきます。

下記3.の「開示等請求手続について」を参照し、下記4.の必要書類を同封の上、本協会上記1.受付窓口宛てにご郵送ください。

ご本人であることの本人確認および本協会保有の個人データとの照合を速やかに行います。

上記本人確認および本協会保有の個人データとの照合の結果を、回答書(書面)によりご本人に対し速やかにご郵送致します。

3.開示等の請求手続について

開示等のご請求につきましては、下記5.の注意事項をご確認の上、下記6.の①~③の申請書のうち、該当する申請書をダウンロードして、必要事項を記載し、本人確認書類および返信用封筒(定形封筒に限ります)に612円分の切手(書留料および本人限定受取郵便料を含む)を貼付して同封の上、上記1.の本協会の受付窓口「総務部」宛にご郵送ください。

4.請求に必要な書類について

  • ①  下記6.「申請書」の①~③の申請書のうち該当する申請書(ダウンロードしてご使用ください)
  • ②  本人確認のための書類(下記の1)~4)のうちのいずれか)
    • 1)  運転免許証のコピー(住所が「本籍地」と「同上」とされている場合を除き、本籍地は、黒塗りしてください。また、「臓器提供に関する意思」が記載されている場合は、当該箇所も黒塗りしてください。)
    • 2) パスポートのコピー(本籍地を黒く塗りつぶしてください)+住民票のコピー(本籍地又は個人番号の記載のないもの、または記載がある場合は当該箇所を黒塗りしてください)
    • 3)  健康保険証のコピー+住民票のコピー(本籍地又は個人番号の記載のないもの、または記載がある場合は当該箇所を黒塗りしてください)
    • 4)  住民基本台帳カードのコピー(氏名、生年月日、住所が記載されているものに限ります)
  • ③  ご本人のお名前、住所を記載した返信用封筒(定型封筒に限ります)に612円分の切手(書留料および本人限定受取郵便料を含む)をお貼りいただいたもの

【代理人によるご請求について】

代理人がご請求を行う場合には、上記①~③の書類の他に以下の書類も必要となります。

  • ④  ご本人からの委任状(実印を押印したもの)
  • ⑤  代理人に関する本人確認書類として上記②の書類
  • ⑥  上記④のご本人の押印を証明する印鑑証明

5.注意事項

  • ①  上記4.の申請書、本人確認書類等に不備がある場合および返信用封筒に切手が貼付されていない場合には開示等に応じられない場合があります。この場合、送付いただいた申請書等は一切返却致しません。
  • ②  代理人による申請の場合、代理権が確認できない場合は開示等を致しません。代理権の確認のためご本人に連絡させていただく場合があります。
  • ③  本協会の保有する個人データとの照合手続、本人確認手続等により開示等申請書へのご回答に時間がかかる場合がありますので、あらかじめご了承ください。
  • ④  本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれのある場合、本協会の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼす場合、法令に違反することとなる場合等に該当する場合は本協会の保有する個人データの全部または一部を不開示とさせていただきます。
  • ⑤  開示等の方法は書面により行い、第三者への個人情報の漏えい等を防止するため、本人を受取人としてご本人の住所宛に本人限定受取郵便(本人限定受取郵便の詳細については、郵便局ホームページをご参照ください)により御送付申し上げます。代理人がご本人の委託を受けて申請する場合は、ご本人または代理人(返信用封筒に記載された者)を受取人としてご郵送いたします。
  • ⑥  この開示等手続でご提供いただきました個人情報は、本人確認、保有個人データとの照合、本人または申請者(代理人を含む)への連絡等の開示等手続に必要な範囲で利用致します。なお、申請書は返却致しません。

6.申請書

下記①~③のうち、該当する申請書をダウンロードし、上記1.~5.をご確認の上、申請書を作成してください。
なお、本協会の保有する個人データのうち、

①「外務員等資格試験の資格取得状況等」についての開示をご請求される場合

  ⇒個人情報開示申請書(外務員等資格試験の資格取得状況等)    (参考:外務員資格等の取得日等一覧表

②「外務員処分等の状況」(事故報告受理の状況を含む)等についての開示をご請求される場合

  ⇒個人情報開示申請書(外務員処分等、事故報告受理の状況等)

③ 上記①、②以外の場合

  ⇒保有個人データ開示・訂正・削除・利用停止等申請書

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